Privacyverklaring voor kandidaten | Green SM

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is: Green and Smart Mobility Netherlands B.V. ("Green SM"), gevestigd aan de Basisweg 32, 1043 AP Amsterdam, Nederland, KvK 99996901. Voor vragen over deze Privacyverklaring of over uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via: eu.privacy@greensm.com Als u in de EER woont, kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens ("AP"), Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl, of bij een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit in de EER waar u woont of werkt.

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Green SM de persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, opslaat, deelt, doorgeeft en anderszins verwerkt van personen die in Nederland solliciteren naar, in overweging worden genomen voor, of belangstelling tonen om samen te werken met Green SM, hetzij als werknemer, zelfstandige of op basis van een andere overeenkomst ("Kandidaten"). In deze Privacyverklaring worden deze persoonsgegevens aangeduid als "Kandidaatgegevens". Deze verklaring is van toepassing op: • chauffeurskandidaten; • kandidaten voor niet-chauffeursfuncties op het gebied van kantoor, operations, dispatch, klantenservice, vloot, depot, HR, finance, legal, IT, marketing, management en overige functies; • kandidaten die worden voorgesteld via bureaus, referrals, vacaturesites, direct sourcing, wervingsevenementen of de Green SM-carrièrepagina; • kandidaten voor voltijd-, deeltijd-, tijdelijke, oproep- of uitzendfuncties; • personen die ermee instemmen te worden opgenomen in een talentenpool van Green SM.

Green SM verzamelt Kandidaatgegevens stapsgewijs gedurende het wervingsproces en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de betreffende fase van de werving. Wij hanteren de beginselen van rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie, doelbinding, minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid, zoals vastgelegd in artikel 5 AVG. 3.1 Gegevens die wij van alle kandidaten kunnen verzamelen • naam en contactgegevens (postadres, e-mail, telefoon); • woonplaats, land en taalvoorkeur voor zover relevant; • de functie waarnaar u solliciteert of waarin u geïnteresseerd bent; • cv, motivatiebrief, portfolio, certificaten, opleiding en arbeidsverleden; • bron van de sollicitatie (carrièrepagina, vacaturesite, bureau, referral, evenement); • beschikbaarheid, verwachte startdatum en voorkeur voor werklocatie; • functiegerelateerde kwalificaties, vaardigheden, ervaring en antwoorden tijdens gesprekken; • gespreksnotities, assessmentresultaten en feedback van de hiring manager; • communicatiegeschiedenis met recruiters, HR, hiring managers en bureaus van Green SM; • gegevens over het aanbod, acceptatie of afwijzing en relevante redenen voor de beslissing; • indicatie van het recht om te werken, die nodig is om te beoordelen of Green SM u in Nederland mag tewerkstellen op grond van de Wet arbeid vreemdelingen. 3.2 Aanvullende gegevens voor chauffeurskandidaten Voor chauffeurskandidaten kan Green SM daarnaast de volgende gegevens verwerken: • bevestiging van de wettelijke minimumleeftijd voor de chauffeursfunctie; • status, land van afgifte en geldigheid van het rijbewijs categorie B. Green SM verzamelt het rijbewijsnummer of een kopie pas nadat een voorwaardelijk aanbod is aanvaard, of wanneer dit strikt noodzakelijk is om naleving van toepasselijke wettelijke of regelgevende eisen te verifiëren. Waar mogelijk legt Green SM uitsluitend de uitkomst van de verificatie vast en bewaart zij geen kopie van het rijbewijs, overeenkomstig de richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens over het kopiëren van identiteitsbewijzen; • status van het chauffeursdiploma / CCV-taxi-examen, voor zover relevant; • status van de chauffeurskaart en gerelateerde autorisatiegegevens uit het Kiwa-register op grond van de Wet personenvervoer 2000; • professionele rijervaring; • ervaring met klantenservice; • rechtmatige beschikbaarheid voor diensten; • voorkeur voor depot/locatie, voor zover relevant; • taalvaardigheid die relevant is voor de dienstverlening aan passagiers; • resultaten van interne beoordelingen op het gebied van rijvaardigheid, omgang met EV's, app-gebruik, navigatie en servicekwaliteit; • status van afronding van training en onboarding; • gereedheid voor de voertuigoverdracht zodra aan de arbeids- en vergunningsvoorwaarden is voldaan. 3.3 Aanvullende gegevens voor kandidaten voor niet-chauffeursfuncties Voor kandidaten voor niet-chauffeursfuncties kan Green SM daarnaast de volgende gegevens verwerken: • beroepsvergunningen of certificeringen die relevant zijn voor de functie; • technische, operationele, leidinggevende, juridische, financiële, HR-, IT-, marketing-, vloot-, depot-, klantenservice- of dispatchvaardigheden; • functiespecifieke opdrachten, werkvoorbeelden of resultaten van casestudy's; • taalvaardigheid voor zover relevant voor de functie; • informatie die nodig is om senioriteit, rapportagelijn, geschiktheid voor de functie en de bedrijfsbehoefte te beoordelen. 3.4 Gegevens die uitsluitend worden verzameld na een voorwaardelijk aanbod, opdracht of indiensttreding (voor zover van toepassing) Green SM verzamelt de volgende gegevens in beginsel pas nadat een voorwaardelijk aanbod is aanvaard, een commerciële opdracht is overeengekomen, of wanneer dit wettelijk verplicht is tijdens de onboarding, en uitsluitend voor zover van toepassing op de betreffende relatie: • BSN (burgerservicenummer), uitsluitend voor zover een wettelijke bepaling dit vereist (artikel 46 UAVG), ten behoeve van salarisadministratie, belastingen en sociale zekerheid; • bankrekening / IBAN; • gegevens over salarisadministratie en belastingen; • kopie van paspoort, identiteitskaart, verblijfsvergunning of tewerkstellingsdocument, die uitsluitend wordt gemaakt zodra het dienstverband aanvangt, waar dit is vereist op grond van de Wet op de identificatieplicht en artikel 28 Wet op de loonbelasting 1964 ten behoeve van identiteitsvaststelling en naleving van de loonheffingsverplichtingen; • gegevens over pensioen en arbeidsvoorwaarden; • KvK-inschrijving, btw-nummer (voor zover van toepassing) en overige bedrijfsregistratiegegevens (uitsluitend zelfstandigen / zzp'ers); • contactgegevens voor noodgevallen (indien vereist op grond van het HR-beleid van Green SM); • ondertekende arbeidsdocumenten en onboardingdossiers.

Green SM vraagt kandidaten niet om het volgende te verstrekken: • gezondheids- of medische gegevens; • informatie over zwangerschap of gezinsplanning; • burgerlijke staat, gezinssituatie of kinderopvangregelingen (tenzij een latere wettelijke procedure inzake arbeidsvoorwaarden of pensioen dit specifiek vereist); • ras of etnische afkomst; • religie of levensovertuiging; • politieke opvattingen; • lidmaatschap van een vakbond; • seksuele gerichtheid of seksleven; • biometrische gegevens die worden gebruikt om u te identificeren; • strafrechtelijke gegevens, anders dan een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) wanneer de functie daarom vraagt en uitsluitend in overeenstemming met artikel 10 UAVG; • eerdere deactivering op ride-hailingplatforms van derden (Uber, Bolt, FreeNow, enz.). Wij beoordelen u op uw eigen merites. Als u een aanpassing nodig heeft om aan het wervingsproces deel te nemen (bijvoorbeeld toegankelijkheidsondersteuning of een alternatieve gespreksvorm), kan Green SM de beperkte informatie verwerken die nodig is om die aanpassing te regelen. Deze informatie wordt vertrouwelijk behandeld, gescheiden van uw sollicitatiedossier verwerkt en niet gebruikt om uw geschiktheid te beoordelen, behalve waar strikt noodzakelijk. Als u vrijwillig informatie verstrekt waar Green SM niet om heeft gevraagd en die zij niet nodig heeft, zal Green SM deze niet gebruiken voor de wervingsbeslissing en kan zij deze verwijderen.

Wij verzamelen de meeste Kandidaatgegevens rechtstreeks bij u. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen van: • wervings- en selectiebureaus, uitzendorganisaties of salarisverwerkers; • vacaturesites en professionele platforms; • referrals van medewerkers (de aanbrenger hoort u hierover te informeren); • wervingsevenementen en banenbeurzen; • referenten die u opgeeft of die u ons toestaat te benaderen (Green SM benadert referenten uitsluitend nadat u bent geïnformeerd en u vooraf toestemming heeft gegeven. Referenten worden alleen benaderd voor zover relevant voor de functie waarnaar u solliciteert en pas na de gesprekken of in de fase van het voorwaardelijk aanbod); • openbare professionele bronnen (zoals LinkedIn) voor zover relevant en proportioneel — wij screenen geen privéaccounts op systematische wijze en wij informeren u wanneer een specifieke openbare bron onze beoordeling heeft beïnvloed; • bronnen op het gebied van vergunningen, verblijfs- en tewerkstellingsrecht of regelgeving, voor zover nodig voor naleving met betrekking tot chauffeurs of het dienstverband; • aanbieders van assessments of screeningsbureaus, uitsluitend voor zover rechtmatig en vooraf goedgekeurd. Als u de contactgegevens van een referent verstrekt, dient u die persoon te informeren dat Green SM contact met hem of haar kan opnemen voor wervingsdoeleinden.

Doel	Voorbeelden	Grondslag (AVG / UAVG)
Sollicitaties beheren	Sollicitaties ontvangen, status volgen, gesprekken inplannen, communiceren met kandidaten.	Art. 6(1)(b) precontractuele maatregelen; Art. 6(1)(f) gerechtvaardigd belang bij de wervingsadministratie.
Geschiktheid beoordelen	Cv's, kwalificaties, gespreksantwoorden, assessments en functiegeschiktheid beoordelen; kandidaten vergelijken; wervingsbeslissingen nemen.	Art. 6(1)(b); Art. 6(1)(f) selecteren van geschikte kandidaten.
Gereedheid rijbevoegdheid	Rijbewijs categorie B, status chauffeurskaart, gereedheid taxivergunning en wettelijke gereedheid verifiëren vóór enig betaald passagiersvervoer.	Art. 6(1)(c); Art. 6(1)(b); Art. 6(1)(f) veilige en rechtmatige taxi-activiteiten.
Controle recht op werken	Verifiëren of Green SM u rechtmatig in Nederland mag tewerkstellen.	Art. 6(1)(c); Art. 6(1)(b).
Redelijke aanpassingen	Beperkte gegevens over aanpassingen om deelname aan het proces mogelijk te maken.	Art. 9(2)(b)
Een aanbod voorbereiden	Aanbiedingsbrieven, arbeidsovereenkomsten, beloning en startdatumafspraken opstellen.	Art. 6(1)(b); Art. 6(1)(f).
Aangenomen kandidaten onboarden	Salarisadministratie, belastingen, pensioen, HR-dossiers, IT-toegang, training, systeemactivering.	Art. 6(1)(b) arbeidsovereenkomst; Art. 6(1)(c) belasting/sociale zekerheid/immigratie; Art. 6(1)(f) veilige onboarding.
Talentenpool	U in overweging nemen voor toekomstige functies.	Art. 6(1)(a) toestemming — afzonderlijk, geïnformeerd, vrijelijk gegeven (opt-in die standaard niet is aangevinkt; te allen tijde in te trekken).
Werving verbeteren	Effectiviteit van kanalen, time-to-hire en proceskwaliteit meten, in beginsel in geaggregeerde/gepseudonimiseerde vorm.	Art. 6(1)(f).
Beveiliging en fraudepreventie	Systemen beschermen; valse sollicitaties detecteren.	Art. 6(1)(f); Art. 6(1)(c) voor zover van toepassing.
Naleving van wetgeving en rechtsvorderingen	Audits, verzoeken van autoriteiten, geschillen, verweer tegen rechtsvorderingen.	Art. 6(1)(c); Art. 6(1)(f) instellen/uitoefenen/verdedigen van rechtsvorderingen.

Wanneer Green SM zich baseert op een gerechtvaardigd belang, weegt Green SM haar belangen af tegen de rechten en redelijke verwachtingen van kandidaten en legt zij deze afweging vast. U kunt bezwaar maken op gronden die verband houden met uw specifieke situatie. Wanneer Green SM zich baseert op toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. Intrekking laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

Green SM verifieert informatie over kandidaten uitsluitend voor zover relevant en proportioneel en past daarbij de NVP Sollicitatiecode toe, naast de hieronder beschreven regels. • Referenten worden uitsluitend met uw voorafgaande toestemming benaderd, in beginsel rond de fase van het aanbod, en uitsluitend over functiegerelateerde onderwerpen. • Achtergrondonderzoeken worden alleen uitgevoerd wanneer dit objectief noodzakelijk is voor de betreffende functie, zijn proportioneel aan de functie en voldoen aan het toepasselijke Nederlandse recht. • Kredietchecks maken geen deel uit van de standaardwerving, tenzij dit wettelijk vereist is voor een specifieke functie. • Social media: wij screenen privéaccounts niet systematisch; wij kunnen openbare professionele profielen raadplegen voor zover direct relevant, en wij informeren u wanneer een specifieke bron onze beoordeling heeft beïnvloed. • Geen heimelijke controles: Green SM voert geen heimelijke observatie, undercover-onlinescreening of contact onder valse identiteit met kandidaten uit.

Green SM kan wervingssystemen gebruiken om sollicitaties en workflow te beheren. Green SM neemt geen wervingsbeslissingen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking wanneer de beslissing rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft (artikel 22(1) AVG). Indien Green SM AI-ondersteunde wervingstools gebruikt (zoals functies voor ranking, matching, scoring of aanbevelingen), worden deze tools uitsluitend gebruikt ter ondersteuning van menselijke recruiters en hiring managers. Alle beslissingen over shortlisting, gesprekken en aanname zijn onderworpen aan betekenisvolle menselijke beoordeling, en geen enkele Kandidaat wordt uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking aangenomen of afgewezen. Green SM maakt bij werving geen gebruik van analyse van gezichtsuitdrukkingen, stememotieanalyse, biometrische identificatie, het afleiden van persoonlijkheidskenmerken uit video of stem, of uitsluitend geautomatiseerde afwijzing.

Green SM kan contact opnemen met kandidaten die solliciteren, zich aanmelden via een formulier van Green SM, Green SM ontmoeten op een wervingsevenement, worden aangedragen via een referral of anderszins om wervingscontact verzoeken. Bulkwerving via WhatsApp, sms, e-mail of directe berichten is toegestaan wanneer: • de kandidaat specifiek toestemming heeft gegeven voor wervingsberichten via dat kanaal (afzonderlijke, vrijelijk gegeven, geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming als bedoeld in artikel 4(11) AVG); • Green SM zich in elk bericht kenbaar maakt; • het bericht het doel toelicht; • elk bericht een eenvoudige afmeldmogelijkheid bevat; • Green SM de toestemming en de afmelding kan aantonen. Green SM gebruikt geen gekochte, gescrapete of niet-geverifieerde contactlijsten voor wervingsbenadering.

Green SM deelt Kandidaatgegevens uitsluitend met partijen die deze nodig hebben voor werving, onboarding, naleving, beveiliging of juridische doeleinden. Ontvangers kunnen zijn: • recruiters, HR-medewerkers, hiring managers, interviewers en operationeel managers van Green SM (op need-to-know-basis); • groepsentiteiten en groepsondersteunende functies van Green SM, waaronder entiteiten buiten de EER voor zover relevant, wanneer toegang noodzakelijk is voor wervingsgoedkeuring, IT-ondersteuning, rapportage of governance; • wervings- en selectiebureaus, uitzendorganisaties, salarisverwerkers, accountantskantoren, aanbieders van assessments en screeningsbureaus (voor zover rechtmatig ingeschakeld); • aanbieders van ATS-, HRIS-, CRM-, cloud-, e-mail-, documentbeheer- en beveiligingsdiensten; • aanbieders van videoconferentiediensten die voor gesprekken worden gebruikt; • taxivergunningverlenende instanties en overheidsinstanties wanneer dit wettelijk vereist is; • bevoegde autoriteiten, rechterlijke instanties of toezichthouders (waaronder de AP) wanneer dit wettelijk vereist is. Green SM verkoopt Kandidaatgegevens niet en deelt Kandidaatgegevens niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden. Verwerkers handelen op basis van schriftelijke overeenkomsten die voldoen aan artikel 28 AVG. Waar sprake is van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, sluit Green SM een regeling als bedoeld in artikel 26 AVG.

Sommige groepsentiteiten en dienstverleners van Green SM zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer Kandidaatgegevens worden doorgegeven aan of op afstand toegankelijk zijn vanuit een land buiten de EER waarvoor geen adequaatheidsbesluit van de EU geldt, past Green SM passende waarborgen toe op grond van hoofdstuk V AVG, in het bijzonder: • de EU-modelcontractbepalingen van 2021 (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914 van de Commissie), die Green SM hanteert als vast doorgiftemechanisme voor doorgiften binnen de groep en aan leveranciers; • een gedocumenteerde Transfer Impact Assessment (TIA) en aanvullende technische, contractuele en organisatorische maatregelen waar vereist. Toegang door groepsentiteiten buiten de EER is strikt beperkt tot need-to-know-gebruikers voor afgebakende doeleinden op het gebied van werving, IT-ondersteuning, governance, beveiliging en naleving van wetgeving, en wordt beschermd door contractuele, technische en organisatorische maatregelen. U kunt een kopie van de relevante waarborgen opvragen (waarbij commercieel gevoelige informatie is weggelaten) via eu.privacy@greensm.com.

Categorie gegevens	Bewaartermijn
Lopende sollicitatie	Gedurende de looptijd van het wervingsproces.
Afgewezen of teruggetrokken kandidaten (standaard)	4 weken na afloop van de procedure, conform de richtsnoeren van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Talentenpool met afzonderlijke, geïnformeerde en vrijelijk gegeven toestemming	Tot 1 jaar na afloop van de procedure, daarna verwijderd tenzij de toestemming actief wordt hernieuwd. Toestemming wordt niet stilzwijgend verlengd.
Leads van wervingsevenementen	4 weken na afsluiting van de campagne, of tot 1 jaar met afzonderlijke, geïnformeerde en vrijelijk gegeven toestemming voor wervingsopvolging, die aan het einde van dat jaar actief wordt hernieuwd.
VOG (indien verzameld)	Direct na verificatie vernietigd; uitsluitend de datum en het feit van de verificatie worden bewaard.
Aangenomen kandidaten	Gegevens gaan over naar het personeelsdossier onder de Privacyverklaring voor medewerkers; wervingsspecifieke gegevens worden verwijderd volgens bovenstaand schema.
Gegevens die nodig zijn voor verweer tegen vorderingen	Tot 2 jaar, of langer wanneer een specifieke vordering of audit dit vereist.
Assessmentmateriaal	Uitsluitend zolang als nodig is om de sollicitatie te beoordelen en klacht- of bezwaartermijnen af te handelen.
Gegevens in verband met legal hold / audit / onderzoek	Zolang als noodzakelijk voor de legal hold, audit, het verzoek van een autoriteit, het geschil of de vordering, met een herbeoordelingsdatum.

Wanneer de bewaartermijn verstrijkt, verwijdert of anonimiseert Green SM de gegevens.

Green SM treft passende technische en organisatorische maatregelen die zijn bedoeld om Kandidaatgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens, in overeenstemming met artikel 32 AVG, waaronder: • op rollen gebaseerde toegangscontroles; • geheimhoudingsverplichtingen voor alle medewerkers en leveranciers; • versleuteling tijdens transport en, waar passend, in rust; • veilige cloudhosting en logging; • due diligence bij leveranciers en verwerkersovereenkomsten; • controles op bewaring en verwijdering; • incidentrespons en escalatie bij datalekken; • beveiligingstraining voor medewerkers die wervingsgegevens verwerken. Kandidaatgegevens mogen niet worden opgeslagen in persoonlijke mailboxen, op privéapparaten, in onbeheerde berichtenapps of in informele spreadsheets, tenzij goedgekeurde beheersmaatregelen zijn getroffen.

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten, die u kosteloos kunt uitoefenen: • inzage in uw persoonsgegevens en het verkrijgen van een kopie; • rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens; • wissing ("recht op vergetelheid") wanneer een van de AVG-gronden van toepassing is; • beperking van de verwerking in bepaalde situaties; • bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, met inbegrip van profilering; • overdraagbaarheid van de gegevens die u aan ons heeft verstrekt, voor zover technisch haalbaar; • intrekking van uw toestemming te allen tijde; • het opvragen van informatie over de waarborgen die van toepassing zijn op internationale doorgiften van uw persoonsgegevens op grond van hoofdstuk V AVG; • het indienen van een klacht bij de AP of een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit in de EER. Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via eu.privacy@greensm.com. Green SM kan om redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij reageren binnen één (1) maand na een verifieerbaar verzoek, welke termijn met twee (2) maanden kan worden verlengd bij complexe verzoeken, in overeenstemming met artikel 12(3) AVG. U wordt niet gediscrimineerd of benadeeld omdat u uw rechten uitoefent. In sommige gevallen kan verwijdering, bezwaar of intrekking van toestemming van invloed zijn op de mogelijkheid van Green SM om u nog voor een functie in overweging te nemen; Green SM zal dat gevolg aan u toelichten.